MENGAPLIKASIKAN PUBLIC RELATIONS WRITING: SENI MENULIS UNTUK MENJAGA REPUTASI ORGANISASI

Penulis: Fida Ainun Hepriyadi

Apakah kamu tahu bahwa di tengah derasnya arus informasi digital, satu pesan yang ditulis dengan kurang tepat bisa menimbulkan salah tafsir, lho?. Bahkan ada juga yang berdampak pada citra sebuah organisasi. Inilah alasan mengapa Public Relations Writing menjadi keterampilan penting yang tidak hanya relevan bagi praktisi hubungan masyarakat, akan tetapi juga bagi siapa pun yang tertarik pada dunia komunikasi publik. Berikut adalah penjelasan materi yang dapat menambah wawasan serta keterampilan kamu untuk mengetahui Public Relations Writing!

    Gambar 1: Salah satu contoh produk tulisan Public Relations

A. Pengertian Public Relations Writing

Keterampilan menulis penting dimiliki oleh seorang public relations, hal ini karena menulis merupakan salah satu hal mendasar dalam berkomunikasi. Tidak ada seorang praktisi public relations yang tidak terampil menulis. Bahkan, tayangan hiburan, baik di media massa hingga media sosial, pasti ter-scripted sedemikian rupa. Tanpa keterampilan ini, praktisi PR ibarat tentara pergi berperang namun tidak bisa menggunakan senjatanya. Segala upaya penulisan (konten) yang dilakukan oleh praktisi PR dengan tujuan membangun serta menjaga hubungan baik, dan meningkatkan citra organisasi terhadap (segmen) publiknya. Penulisan dikemas secara informatif dan persuasif yang disebut dengan istilah  public relations writing. Berdasarkan pengertian tersebut, public relations writing ini berarti sebuah aktivitas aktivitas kepenulisan dengan tujuan utama untuk menciptakan citra positif, membangun hubungan kepercayaan yang berkelanjutan, menjaga reputasi lembaga, serta menangani isu dan krisis komunikasi dengan pendekatan yang sistematis. Selain itu, tulisan PR juga digunakan untuk memperkuat kegiatan promosi, publikasi, dan program sosial yang mendukung misi organisasi.

Public Relations Writing merupakan suatu proses komunikasi tertulis yang fungsinya untuk membangun dan memelihara hubungan positif antara suatu organisasi dengan pihak-pihak yang menjadi audiensnya. Menurut Wilcox (2016), public relations writing tidak hanya untuk menyampaikan informasi, akan tetapi melalui pilihan kata yang tepat dan efektif untuk penulisan pada bidang hubungan masyarakat yang berorientasi secara strategis guna memperkaya reputasi dan citra organisasi. 

B. Pentingnya Ketepatan Penjelasan dalam Penulisan Public Relations

Keakuratan dan kejelasan dalam penyajian pesan PR adalah aspek esensial yang menentukan keberhasilan komunikasi. Pesan yang disusun secara tepat dapat meminimalisir terjadinya risiko kebingungan atau kesalahpahaman yang dapat berdampak negatif terhadap persepsi publik. Porlezza (2019) juga menegaskan bahwa standar akurasi menjadi norma utama yang mengharuskan penulis memverifikasi informasi sebagai langkah menjaga kredibilitas organisasi.

C. Unsur Utama dalam Penulisan Public Relations Writing

Dalam praktik komunikasi publik, penulisan untuk kepentingan hubungan masyarakat harus mempertimbangkan beberapa komponen esensial. Di antaranya : 

1. Penetapan tujuan komunikasi yang terukur
2. Pemilihan bahasa yang sederhana namun tetap substansial
3. Penyesuaian gaya dan format tulisan terhadap media yang digunakan,
4. Analisis mendalam terhadap audiens guna memastikan kesesuaian pesan dengan kebutuhan penerima.

D. Ketepatan Menulis

Ketepatan menulis merupakan kemampuan menggunakan bahasa yang efisien, efektif, dan sesuai kaidah untuk menyampaikan pesan secara jelas tanpa menimbulkan salah tafsir, serta mendukung tujuan komunikasi. Tujuan utamanya adalah menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa setiap informasi yang ditulis faktual, jelas, dan relevan. Dalam konteks Public Relations (PR), ketepatan menulis bukan hanya soal tata bahasa yang benar, tetapi juga bagaimana pesan suatu instansi disusun agar dapat dipahami dengan tepat oleh publik sasaran. Dengan kata lain, penulis tidak hanya sekedar menulis “benar”, tetapi juga menulis “tepat sasaran”. Dalam buku Public Relations Writing: Form & Style oleh Newsom & Haynes (2022) disebutkan bahwa ketepatan menjelaskan berarti memastikan bahwa tulisan PR :

1. Menyajikan fakta yang akurat dan terverifikasi.
2. Menggunakan bahasa yang jelas dan tidak berbelit.
3. Disusun secara logis sesuai konteks dan karakteristik pembaca.

Ketepatan menulis mempunyai prinsip sebagai berikut:

a. Akurasi fakta (Factual Accuracy) 

Fakta merupakan elemen vital dalam tulisan PR. Kesalahan data dapat merusak kredibilitas organisasi. Berdasarkan buku karya Broom & Sha (2019) edisi 11th yang berjudul Effective Publice Relations menyebutkan bahwa setiap tulisan PR harus melewati proses fact checking dan source verification baik dalam angka statistic, nama narasumber, maupun tanggal kegiatan. Contoh: Sebanyak 57% mahasiswa dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis mengikuti kegiatan ini (Sumber: Humas Universitas, 2024). 

b. Kejelasan Pesan (Message Clarity)

Kejelasan berarti bahwa pembaca dapat memahami pesan tanpa kesulitan dan tanpa interpretasi ganda. Menurut (Vecchiato, 2022) dalam jurnalnya, tulisan yang jelas menggunakan:

1. Kalimat aktif dan pendek (maksimal 20 kata per kalimat)
2. Bahasa umum, bukan jargon teknis
3. Urutan logis dari yang penting ke yang kurang penting
4. Contoh: Perusahaan akan melatih karyawan agar lebih siap menghadapi tranformasi digital mulai November 2025.

c. Relevansi dan Keterpahaman (Relevance & Comprehensibility)

Tulisan PR harus sesuai dengan latar belakang audies seperti pendidikan, kepentingan, dan pengetahuan. Menurut Mahoney (2025) menyebutkan bahwa pemahaman audiens adalah kunci agar pesan tidak terlalu teknis atau dangkal. 

E. Pengertian dan Peran Public Relations dalam Penulisan

Public Relations (PR) adalah fungsi komunikasi strategis yang bertujuan untuk membangun dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara instansi sebuah organisasi dengan pelaku publik. Dalam bidang penulisan, Public Relations (PR) tidak bersifat terbatas pada sekadar penyampaian informasi; penulis PR menyusun pesan dengan mempertimbangkan tujuan organisasi, keandalan sumber, dan respons yang mungkin dari audiens dan media. Seperti dicontohkan adanya press release, artikel profil, siaran hasil penelitian, dan konten media sosial adalah contoh penulisan PR yang harus mematuhi prinsip-prinsip jurnalistik dalam mencapai tujuan komunikasi di sebuah instansi organisasi (Musi et al., 2022).

F. Keterampilan Teknik dan Struktur Menulis Public Relations (PR)

Penulis PR harus dituntut untuk menguasai berbagai teknik penulisan praktis, seperti menyusun paragraf pembuka yang ringkas dan menarik, menyusun konten berdasarkan kepentingan yang layak diberitakan (menggunakan pendekatan piramida terbalik jika perlu), menyertakan kutipan dari sumber yang kredibel, dan menutup dengan informasi kontak atau ajakan bertindak yang jelas. Selain itu, keterampilan mengedit untuk memastikan pesan tetap ringkas, tidak ambigu, dan koheren secara logis sangatlah penting. Di era digital saat ini, kemampuan untuk mengadaptasi format konten antara siaran pers konvensional dan teks pendek untuk platform media sosial juga merupakan keterampilan yang sangat dibutuhkan. Berbagai panduan akademis dan praktis yang tersedia di arsip universitas menunjukkan bahwa program pelatihan terstruktur dapat meningkatkan keterampilan mengedit siaran pers dan materi humas secara signifikan (Zuhri et al., 2024)

G. Menyesuaikan Gaya Bahasa dengan Audiens dan Kanal

Keberhasilan pesan Public Relations (PR) sangat ditentukan oleh nada, formalitas, dan pilihan kata. Untuk khalayak umum, bahasa sederhana dengan ilustrasi dari kehidupan sehari-hari adalah yang terbaik; untuk media profesional, struktur formal yang dilengkapi dengan data pendukung adalah yang terbaik; dan untuk tujuan internal organisasi, bahasa informatif yang berisi instruksi adalah yang terbaik. Sebelum menyusun pesan, penulis PR perlu terlebih dahulu menganalisis audiens, yaitu menentukan siapa yang perlu mengetahui informasi tersebut, apa kebutuhan mereka, dan tindakan apa yang mereka harapkan akan diambil setelah membacanya. Studi lokal tentang siaran pers dan publikasi PR mengungkapkan beragam gaya dan elemen yang memfasilitasi penerimaan dan pemanfaatan konten PR oleh media (Fadhil, 2024).

H. Produk-Produk Tulisan Public Relations

Produk tulisan PR adalah naskah atau karya tertulis yang dibuat oleh praktisi Public Relations untuk menyampaikan pesan organisasi, membangun citra, memelihara hubungan dengan publik, dan memengaruhi opini publik. Produk-produk tulisan PR sering dihubungkan dengan Media Relations (hubungan dengan media), Corporate Communications, komunikasi internal, dan materi kampanye. Fungsi utamanya antara lain:

1. Menyampaikan informasi resmi atau berita ke publik/media
2. Membentuk dan mempertahankan citra organisasi
3. Mengelola komunikasi internal dan eksternal
4. Membantu strategi pemasaran dan komunikasi terpadu
5. Menjadi bahan referensi media dan publik

Semua program public relations, termasuk semua produk tulisannya, mesti dievaluasi efektivitasnya. Yang terpenting dari produk tulisan adalah terpenuhinya tiga elemen, yaitu apakah hasil tulisan ini menarik, dapat dibaca dengan lancar, dan dipahami oleh pembaca. Produk tulisan disebut menarik apabila tulisan tersebut mengandung faktor motivasi yang mempengaruhi ketertarikan membaca teks. (Kriyantono, Rahmat. 2018). Media tulisan dipilih karena sifatnya yang terekam dan dapat diulang-ulang dengan mudah. Saat ini, produk-produk tulisan PR tidak hanya bisa disampaikan melalui media konvensional (mainstream), tetapi juga media online. Media konvensional adalah media yang dikenal selama ini, baik media massa maupun media nirmassa. Media massa seperti media cetak (surat kabar, majalah) dan media elektronika (radio dan televisi). Media nirmasa seperti brosur, majalah dinding, poster, dan newsletter. Perkembangan teknologi komunikasi yang pesat (audiovisual maupun internet) tidak dapat menggantikan peran penting menulis. Tulisan menjadi dasar bagi produksi pesan di media lain, seperti radio atau audiovisual. Membuat company profile audiovisual, misalnya, perlu tulisan script atau skenario tentang apa saja yang diucapkan narator. Sering dijumapi tulsan dalam media cetak menjadi sumber informasi bagi tayangan berita di radio atau televisi. Karya-karya tulisan atau produk-produk tulisan yang berfungsi sebagai media komunikasi PR dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok berdasarkan jenis informasinya, yaitu:

1.     Informasi yang dapat dikendalikan (controlled information)

Adalah produk-produk tulisan yang isi informasinya sepenuhnya dapat dikontrol oleh PR. Artinya, PR mempunyai kewenangan mulai dari merencanakannya, menulisnya, memilih medianya hingga menyebarluaskan kepada publik. Yang termasuk jenis ini antara lain:

·       Iklan PR (Corporate Advertising), yaitu iklan yang tujuannya bukan untuk menjual produk secara langsung tetapi bertujuan untuk menjual citra perusahaan

·       Majalah Dinding (Message Board), yaitu informasi yang ditulis dan ditempelkan di papan terbuka agar bisa dibaca karyawan atau publik yang berkunjung

·       Newsletter/bulletin, yaitu penerbiatan berkala dari perusahaan tentang aktivitas keseharian perusahaan dan publiknya. Disebarkan secara internal atau eksternal

·       Publikasi Ringan, yaitu publikasi yang disampaikan melalui media nirmassa (selain media massa), seperti poster, buletin, dan brosur

·       Profil Perusahaan (Company Profile), yaitu gambaran terkini perusahaan secara lengkap dan dikemas secara menarik Laporan Tahunan (Annual Report), yaitu deskripsi tentang apa saja yang telah dilakukan perusahaan termasuk laporan laba rugi

·       Naskah Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentation), yaitu naskah tulisan yang dipresentasikan secara lisan Web Site Perusahaan, yaitu segala tulisan PR yang dimuat dan disebarkan di web site/blog

2.     Informasi yang tidak dapat dikendalikan (uncontrolled information)

Pada jenis informasi ini, wewenang memuat atau menyebarluaskan informasi termasuk isi informasi ketika dimuat berada di tangan media massa. PR hanya berwenang menulisnya. Saat menulisnya pun, PR harus menyesuaikan isi dan format tulisannya sesuai kebutuhan media massa yang dituju, misalnya apakah tulisan tersebut mengandung nilai berita atau tidak bagi media. Yang termasuk jenis ini antara lain:

·       Siaran Pers (Press Release atau News Release), yaitu informasi singkat tentang suatu event yang diadakan oleh perusahaan dan disebarkan untuk dimuat media massa. Struktur press release

   1. Bagian atas naskah berisi "Untuk Disiarkan Segera" atau "Untuk Disiarkan Tanggal...".

      2. Headline. Judul siaran pers, layaknya judul berita yang harus menggambarkan isi siaran pers.
3.     Dateline. Baris Tanggal. Berisi nama kota dan tanggal.
4.   Body. Konten atau isi siaran pers, terdiri dari Lead (Teras) dan Tubuh Berita (Body).
5.     Info Lembaga. Di bagian akhir naskah cantumkan informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkan rilis.
6.     Informasi Kontak. Setelah itu, di bawahnya dicantumkan nama dan alamat lembaga, no. telepon, fax, email, website, termasuk CP (Contact Person) yang bisa dihubungi

·       Cerita Latar (Backgrounders) informasi lebih detail tentang perusahaan sebagai pelengkap informasi yang dimuat press release. Ada pula yang disebut fact sheet. Sebenernya fungsinya sama dengan backgrounder hanya saja fact sheet lebih singkat, informasinya langsung mengarah (to the point) berkaikan dengan topik utama.

·       Artikel dan Editorial, yaitu tulisan-tulisan PR yang dimuat di kolom artikel atau opini media massa

·       Penulisan Berita humas (public relations news) adalah berita yang ditulis atau dibuat oleh praktisi humas yang dipublikasikan di media internal seperti inhouse magazine atau website resmi lembaga. Kualitas berita tentu harus memenuhi kriteria umum penulisan, yaitu apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, bagaimana." Bentuk penyajian berita memiliki struktur unik: Inti informasi ditulis pada alinea awal (disebut sebagai "lead" atau "teras berita"; biasanya satu hingga dua paragraf), data-data penting menyusul pada alinea-alinea selanjutnya, lalu penjelasan tambahan, dan diakhiri dengan informasi lain yang bukan bersifat informasi utama. Inilah sebagai piramida terbalik.

·       Penulisan Pidato adalah penyampaian gagasan pokok pikiran informasi, atau pendapat secara lisan kepada audiens; Berpidato merupakan salah satu wujud kegiatan berbahasa lisan. Namun ia di topang dengan naskah yang baik. Kriteria Naskah pidato :  isinya sesuai dgn kegiatan yang sedang berlangsung, isinya menggugah & bermanfaat bagi pendengar, isinya tdk menimbulkan sara, isinya jelas, isinya benar & objektif, bahasa yg dipakai mudah dipahami, & bahasanya disampaikan secara santun, rendah hati & bersahabat. Struktur pidato terdapat:

1.     Salam pembuka. Salam pembuka terletak pada bagian awal dan menjadi pembukaan dalam suatu pidato. Contoh dari salam pembuka naskah pidato yaitu seperti Assalamu'alaikum warahmatulahi wabarakatuh salam sejahtera bagi kita semua, selamat pagi dan lain sebagainya.

2.     Ucapan penghormatan biasanya diberikan kepada Pejabat tinggi yang telah hadir dalam acara yang ada dalam pidato tersebut. Contohnya seperti yang dilakukan pada acara kantor, ada beberapa ucapan penghormatan yang diberikan kepada kepala Kantor dan juga pejabat struktural dan fungsional

3.     Bagian teks pidato selanjutnya adalah ucapan syukur. Bagian tersebut biasanya berisi tentang rasa syukur karena bisa berkumpul bersama dengan para hadirin

4.     Isi dari pidato adalah bagian yang paling pentingdalam pidato. Bagian tersebut berisikan tentang gagasan, informasi, ide atau hal lainnya yang disampaikan kepada orang yang hadir

5.     Penutup Pidato Struktur terakhir dari pidato adalah penutup pidato. Penutup biasanya berisikan kesimpulan dan diikuti dengan salam

REFERENSI

Broom, G. M., & Sha, B.-L. (2019). Effective public relations. In Pearson education (11 th, Vol. 18,

            Issue 3). https://doi.org/10.14219/jada.archive.1967.0121

Fadhil, A. S. (2024). Konsistensi Judul Siaran Pers Dengan Lead Pada Website Kemenko Marves

            Periode Mei-Juni 2024.

Mahoney, J. (2025). Public Relations Writing (4 th). Routledge.

Musi, S., Rosalinda, M., & Asifah, A. N. (2022). Penulisan Kreatif Public Relations. MediaPustaka.

Newsom, D., & Haynes, J. (2022). Public relations writing form & style. In Cengange

Learning (8 Th, Vol. 22, Issue 1). Lyn Uhl. https://doi.org/10.1016/s0363-8111(96)90074-0 

Porlezza, Caterina. “Accuracy in Journalism: The Importance of Truthful Reporting. ” Journal

of Media Ethics, vol. 34, no. 2, 2019, pp. 110-123.

Vecchiato, S. (2022). Clear, easy, plain, and simple as keywords for text simplification.

Frontiers in Artificial Intelligence, 5. https://doi.org/10.3389/frai.2022.1042258

Wilcox, Dennis L., dan Bryan H. Reber. 2016. Public Relations Writing and Media Techniques.

8th ed., Pearson Education.

Zuhri, A., Salma, C. R., Ditya, D. D., Mulyani, W., Sarfika, D., Sahputra, A., Handayani, M.,